Mẫu thư xin lỗi khách hàng chân thành nhất

Trong quá trình cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ,… các công ty, doanh nghiệp không tránh khỏi những sai sót khiến khách hàng không hài lòng. Thay vì sử dụng những lời nói trực tiếp với khách hàng, các cá nhân hoặc tổ chức viết thư xin lỗi để giảm bớt một số vấn đề. Nhằm giải thích thỏa đáng cho khách hàng, qua đó khách hàng có cái nhìn thân thiện về công ty. Dưới đây là mẫu thư xin lỗi khách hàng mời các bạn cùng tham khảo.

Thư xin lỗi khách hàng cần những tiêu chí nào?

1. Không quy đổi sai phạm về phía người khác

Để khắc phục lỗi công ty không đổi trả hết cho khách hàng. Không sử dụng những từ như “at, be, then, is, that”. Thay vào đó, công ty nên nhận trách nhiệm và hứa sẽ sửa chữa sai lầm. Không để xảy ra tình trạng này và hứa sẽ đền bù thỏa đáng cho khách hàng. Hãy luôn nhớ rằng, khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty thì khách hàng có quyền phản ánh, phản biện hay chỉ trích sản phẩm, hàng hóa của công ty.

2. Đồng cảm với khách hàng

Khi viết thư xin lỗi khách hàng, bạn nên đứng ở vị trí của người dùng (khách hàng) để cảm nhận và đồng cảm với những suy nghĩ của khách hàng. Do sản phẩm và dịch vụ của công ty không đạt tiêu chuẩn nên khách hàng có thái độ bất bình. Điều này công ty phải hiểu và giải quyết vấn đề một cách tốt nhất để đảm bảo quyền lợi của khách hàng và uy tín của công ty.

3. Chú trọng về hình thức

Ngoài việc chú trọng đến nội dung thư xin lỗi khách hàng, công ty, doanh nghiệp cần trau chuốt về hình thức. Bất kỳ khách hàng nào cũng không muốn một lá thư xin lỗi dài dòng hoặc quá ngắn hoặc sai chính tả …

Đặc biệt, trong khi khách hàng đang cảm thấy không vui, nhận được một lá thư như vậy sẽ khiến khách hàng cảm thấy bị tổn thương. Cho rằng khách hàng không được tôn trọng. Vì vậy, khi viết thư xin lỗi khách hàng, mọi thứ cần được trình bày ngắn gọn và đầy đủ.

Mẫu thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất

Tùy theo sai sót của công ty mà cách viết thư xin lỗi khách hàng có sự khác biệt. Cùng tham khảo qua một số mẫu thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất dưới đây.

1. Thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

September, 9, 2018

Jennifer Shrader Lawrence

Manager of Guest Services

Hotel Olympus

To:

Taylor Lee

2394 Washington Blvd.

Seattle, WA 92384

Dear Ms. Lee,

Please allow me an opportunity to introduce myself; my name is Jennifer Shrader Lawrence and I am the Manager of Guest Services at the Hotel Olympus, Paris. My Guest service team has advised me of the service you received during your stay with us; first and foremost I want to sincerely apologize for this.

We always strive to provide the best service to our guests and especially to regular guest such as yourself and on this occasion we did not exceed your basic expectation. I would like to extend an invitation to you and your family to stay with us the next time your travel should bring you to Paris. Please be kind enough to contact me directly I will personally ensure that your stay is VIP, And I will extend a special discounted rate with complimentary breakfast to order.

I look forward in hearing from you and looking forward to welcome you at Hotel Olympus.

Yours sincerely,

Manager of Guest Services

Jennifer Shrader Lawrence

2. Thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm

Kính thưa Quý khách,

…………. Chúng tôi xin cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng và sử dụng sản phẩm của chúng tôi. Thời gian gần đây chúng tôi nhận được rất nhiều đơn hàng …………………… của khách hàng. Tuy nhiên, số lượng hàng về không kịp đơn hàng của khách. Vì vậy, có những đơn hàng phải đợi 2-4 tuần mới có hàng về.

Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện nêu trên. Trong tương lai, chúng tôi sẽ cố gắng đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của bạn.

Khách hàng chưa được chúng tôi thông báo không có nghĩa là đơn hàng của bạn không được chấp nhận. Vì số lượng đơn hàng nhiều nên chúng tôi sắp xếp trả hàng theo thứ tự trong ngày đặt hàng. Vì vậy, chúng tôi mong rằng bạn sẽ đợi đến lượt mình để đặt hàng. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn khi hàng về.

Một lần nữa xin chân thành cảm ơn và mong được sự ủng hộ của các bạn trong thời gian tới.

3. Thư xin lỗi khách hàng về sự cố kỹ thuật

Trước tiên, chúng tôi thành thật xin lỗi tất cả quý khách hàng về thông báo này! Trong thời gian từ………áng ngày…………đến…..sáng ngày…………..

Đã xảy ra sự cố kỹ thuật với hệ thống hiển thị trên trang web của chúng tôi. Theo đó, các sản phẩm máy đổi máy được niêm yết với giá thấp hơn giá thực tế của sản phẩm, dẫn đến tình trạng một số khách hàng vào trang đổi máy và đặt hàng, một số khách hàng đặt mua với số lượng không chính xác. lượng lớn. Chúng tôi rất tiếc vì sự cố này đã xảy ra nên phần nào đã gây ra sự bất tiện và hiểu lầm không đáng có cho khách hàng.

Ngay sau khi phát hiện lỗi, bộ phận tổng đài của chúng tôi đã liên hệ với khách hàng để thông báo về lỗi của hệ thống, đồng thời chúng tôi cũng đưa ra hướng khắc phục đó là: mỗi khách hàng được mua một (01) sản phẩm đầu tiên với giá niêm yết của hệ thống trong thời kỳ đó. Giá được hệ thống đăng tải trong thời gian từ ngày …… .am ngày …………. đến …… .. sáng ngày ………… .. không phải là mức giá thể hiện chính xác tiêu chí và nguyện vọng trong giao dịch này. dịch vụ của chúng tôi, vì vậy chúng tôi xin lỗi vì đã không chấp nhận các đơn hàng được thực hiện trong khoảng thời gian trên.

Một lần nữa, chúng tôi chân thành xin lỗi quý khách hàng đã đặt hàng và gặp phải tình huống không mong muốn này. Rất mong nhận được sự thông cảm của Quý khách và mong tiếp tục được phục vụ Quý khách trong các giao dịch sau này.

Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!

4. Thư xin lỗi khách hàng về chất lượng phục vụ

Khách hàng thân mến,

Thời gian qua, chúng tôi nhận được nhiều ý kiến ​​không hài lòng về chất lượng dịch vụ tại …………… của khách hàng qua các kênh thông tin như kênh facebook, website, hotline: ……………………

Với tư cách là người đứng đầu công ty, chúng tôi xin nhận trách nhiệm về những thiếu sót trên và bằng tất cả sự cầu thị, chúng tôi xin tiếp thu những đóng góp quý báu của quý khách hàng và cam kết sẽ nỗ lực hết mình vì sự thuận lợi, thân thiện ………… và luôn cung cấp những điều hữu ích sản phẩm cho cộng đồng.

Khi bắt đầu xây dựng công ty …………., Chúng tôi luôn đặt mục tiêu không chỉ cung cấp sản phẩm đạt tiêu chuẩn tốt nhất mà còn trải nghiệm dịch vụ mua sắm hiện đại, nhưng cho đến thời điểm này chúng tôi vẫn chưa làm được khi bán hàng trước và sau- dịch vụ bán hàng còn nhiều hạn chế.

Chúng tôi xin cảm ơn các bạn đã yêu mến chúng tôi, đã dành thời gian quý báu để đóng góp ý kiến, giúp đỡ …………… .. ngày càng hoàn thiện hơn.

Một lần nữa chúng tôi chân thành xin lỗi quý khách hàng đã bất tiện trong thời gian vừa qua. Rất mong nhận được sự thông cảm của Quý khách và mong tiếp tục được phục vụ Quý khách trong thời gian tới.

Mọi thông tin xin gửi về địa chỉ Email: ………… hoặc gọi điện đến số: …………

Cảm ơn bạn và chúc bạn mọi điều tốt đẹp nhất!

Với những mẫu thư xin lỗi khách hàng trên đây sẽ giúp bạn / công ty bạn gửi lời xin lỗi chân thành nhất đến khách hàng. Mong quý khách hàng thông cảm, bỏ qua những sai sót xảy ra và hứa sẽ cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng ngày càng tốt hơn.