Budget là gì? Cách lên kế hoạch Budget hiệu quả

Trong hầu hết các doanh nghiệp, ngân sách là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình chi tiêu tài chính cho các hoạt động nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Vậy ngân sách là gì? Mục đích của một doanh nghiệp xây dựng ngân sách là gì? Làm thế nào để hoạch định ngân sách một cách hiệu quả?

Budget là gì? 

Ngân sách là gì? Ngân sách được hiểu là ngân sách hay ngân sách, là danh sách tất cả các khoản chi và các khoản thu đã được lên kế hoạch để tiết kiệm và chi tiêu. Trong nhiều trường hợp với các điều kiện khác nhau, ngân sách là một kế hoạch hành động của tổ chức được trình bày dưới dạng tiền tệ.

Nói cách khác, ngân sách là kế hoạch tài chính cho các hoạt động trong tương lai, nó có thể là kế hoạch cá nhân và cũng có thể là tầm nhìn của doanh nghiệp trong tương lai. Ngân sách sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng về các khoản chi tiêu cá nhân và từ đó đưa ra các giải pháp tốt nhất.

Ngân sách thường được sử dụng trong bảng cân đối kế toán, ngân sách thu chi chi tiết, ngân sách đầu vào và đầu ra, ngân sách sản xuất, ngân sách bộ phận, ngân sách chi tiêu vốn và các khoản khác. .

Những ngân sách này có sẵn để giúp ban giám đốc quyết định những hoạt động của công ty sẽ được thực hiện và cách sử dụng các nguồn lực của công ty. Nếu báo cáo thu nhập được lập ngân sách và bảng cân đối từ ngân sách tổng thể không được chấp nhận, người quản lý sẽ thực hiện những thay đổi cần thiết trước khi bắt đầu.

Mục đích của việc xây dựng budget

Hiểu ngân sách là gì, chúng ta cũng cần hiểu mục đích của ngân sách. Nội dung chính của ngân sách là ước tính các khoản thu và chi trong một thời kỳ nhất định của dự án. Ngân sách này sẽ được sử dụng cho các mục đích sau:

– Giúp người quản lý kiểm soát các khoản thu chi trong một giai đoạn cụ thể của dự án.

– Thực hiện các điều chỉnh thích hợp và cần thiết đối với các hoạt động hoặc mục tiêu.

– Cho người quản lý biết thời gian và dự báo doanh thu dự kiến ​​của dự án.

– Tạo cơ sở minh bạch trong trách nhiệm giải trình của những người liên quan.

Tuy nhiên, đối với các nhà tài trợ, ngân sách được sử dụng cho các mục đích khác. Dựa vào ngân sách, mọi người sẽ biết được công việc của doanh nghiệp và dựa vào đó để xem xét các quyết định tài trợ cho doanh nghiệp. Khi đó, nhà tài trợ sẽ xem xét các vấn đề sau:

– Bạn định sử dụng các khoản tài trợ của công ty như thế nào?

– Doanh nghiệp có những nguồn tài chính nào khác để hỗ trợ hoạt động của mình?

– Các khoản chi tiêu kinh doanh có tương xứng với các hoạt động không?

– Ngân sách có tuân thủ các quy định về sử dụng các khoản tài trợ không?

– Trong dự toán ngân sách, chi phí hoạt động liên quan sẽ chiếm tỷ trọng nào?

– Doanh nghiệp lập ngân sách khi nào? Những yếu tố nào ảnh hưởng đến ngân sách?

Các yếu tố tác động đến budget

Những yếu tố có khả năng tác động đến việc lập ngân sách của doanh nghiệp bao gồm:

• Thể chế chính sách của chính phủ
• Thiên tai hoặc bệnh dịch
• Các điều kiện về chính trị
• Sự phát triển kinh tế toàn cầu
• Các yếu tố về kinh tế xã hội địa phương
• Khả năng có thêm các khoản tài chính từ các nhà tài trợ hoặc các quỹ tài trợ khác.
• Thời điểm lập kế hoạch budget

Trước khi tiến hành tạo budget, doanh nghiệp nên tiến hành cuộc họp với các cán bộ chương trình và tài chính vài tháng trước khi bắt đầu năm tài chính mới. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp sẽ có thể tìm ra câu trả lời tốt nhất để lên kế hoạch dự thảo ngân sách.

Cách lên kế hoạch Budget hiệu quả

Một kế hoạch tài chính tốt sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu với chi phí tối ưu. Dưới đây là cấu trúc cơ bản của quy trình lập kế hoạch tài chính đã được các tổ chức có năng lực cao trên thế giới thử nghiệm và sử dụng:

Bước 1: Sau khi nhận được chỉ tiêu chi tiêu ngân sách từ ban lãnh đạo, nhóm marketing cần thảo luận và đưa ra kế hoạch ngân sách phù hợp cho tháng sau hoặc cho chiến dịch tiếp theo.

Bước 2: Bộ phận marketing cần liệt kê tất cả các hoạt động mà doanh nghiệp cần thực hiện trong thời gian sắp tới cùng với chi phí ước tính sau đó sắp xếp tất cả thành từng nhóm. Đừng bỏ qua các hoạt động tiếp thị và cam kết chưa hoàn thành. Kết hợp chúng và thêm những điểm này vào một phần ngân sách tiếp thị của bạn trong năm. Luôn dự phòng 10% ngân sách của bạn.

Bước 3: Khi danh sách được rút gọn chỉ còn những mục mà bạn tin rằng phù hợp với mục tiêu chi tiêu của mình, bạn nên thêm chi tiết vào ngân sách của mình bằng một số hệ thống và nền tảng phù hợp. Bạn nên ghi lại tất cả thông tin về những thứ cần báo cáo như đại lý, đối tượng mục tiêu, dòng sản phẩm, khu vực, chiến dịch CRM, v.v.

Bước 4: Đưa ra đánh giá cho từng ngân sách. Ngân sách này có được liên kết trực tiếp với mục tiêu của bạn không? Cái gì nên giữ và cái gì nên bỏ? Những quyết định này sẽ có tác động gì?

Bước 5: Gửi ngân sách đến cấp cao để xem xét nội bộ. Khi ngân sách đã được xem xét, bạn sẽ cần xem xét các cuộc thảo luận đang diễn ra để hoàn thiện ngân sách.

Bước 6: Ngân sách sẽ liên tục được điều chỉnh thông qua quá trình giao tiếp giữa các nhà tiếp thị trực tiếp và ban lãnh đạo.

Chu kỳ 2 tuần phổ biến như sau: hai tuần để xác định kế hoạch ban đầu, hai tuần nữa để xem xét ban đầu, hai tuần nữa để điều chỉnh, v.v. Thông thường, một quy trình đầy đủ sẽ mất khoảng 2 tháng, nếu cần được ban quản lý phê duyệt, thời gian có thể thay đổi lâu hơn.

Việc lập ngân sách sẽ mất nhiều thời gian, bạn nên bắt đầu quá trình này khoảng 3-6 tháng trước năm tài chính để các đội marketing khác có nhiều thời gian xác định kế hoạch chiến thuật.

Bước 7: Sau khi các nhà lãnh đạo tiếp thị đã xem xét kế hoạch ngân sách, họ luôn được yêu cầu:

Các nhóm tiếp thị đã lập kế hoạch theo cách họ nên làm chưa? Họ có hoàn thành đúng thời gian không? Ngân sách đề xuất có phù hợp với mục tiêu đầu tư không?

Ban lãnh đạo tiếp thị sẽ dành thời gian phân tích ý định ngân sách của từng nhóm. Họ sẽ đặc biệt chú ý đến việc liệu quá trình đầu tư tiếp thị được đề xuất có hỗ trợ đầy đủ cho mục tiêu kinh doanh tổng thể hay không?

Bước 8: Sau khi nhận được sự đồng thuận của lãnh đạo, doanh nghiệp sẽ bắt đầu triển khai các kế hoạch ngân sách đã định.

Qua đây, chúng ta đã biết được ngân sách là gì và cách hoạch định ngân sách hiệu quả cho doanh nghiệp. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, việc lập kế hoạch tài chính phải trải qua nhiều giai đoạn và quá trình kiểm duyệt từ cấp lãnh đạo. Vì vậy, bạn cần sắp xếp thời gian và tiến hành lập ngân sách trước vài tháng để lập kế hoạch ngân sách tối ưu.